A takarítás sokszor alábecsült, de elengedhetetlen tevékenység a modern társadalomban. Legyen szó irodáról, bevásárlóközpontról, iskoláról vagy akár kórházról, a tiszta és higiénikus környezet alapvető elvárás. A tisztítás megfelelő adminisztrációja pedig kiemelten fontos a minőségi szolgáltatás, a költséghatékony működés és a törvényi előírások betartása érdekében.
A részletes adminisztráció a kötelezettségnek való megfelelésen túl számos előnnyel jár. Legelső és legfontosabb, hogy biztosítja a minőség-ellenőrzést. Ez annak köszönhető, hogy minden művelet pontosan dokumentálva van, valamint pontosan visszakereshető, hogy mikor, hol és milyen takarítási feladatokat végeztek el. Ezáltal könnyebben felismerhetők és orvosolhatók a hiányosságok, ha egy munkatárs nem végzi jól a munkáját.
A precíz adminisztráció lehetővé teszi a hatékony erőforrás-gazdálkodást is. Rendszeres ellenőrzés során látható, hogy mely területek igényelnek nagyobb erőfeszítést, hol érdemes több takarítót beosztani, illetve milyen készletek kellenek az egyes feladatokhoz, ezáltal költséghatékonyabban oszthatók be az alkalmazottak és rendelhetők meg a szükséges eszközök, vegyszerek.
Nem utolsó sorban az adminisztráció elengedhetetlen a jogi szabályozások, egészségügyi és higiéniai előírások betartásához is. Bizonyos területeken, például egészségügyi intézmények esetén, törvény írja elő a részletes dokumentálást a fertőzések megelőzése érdekében.
Mit kell adminisztrálni?
Elsősorban a dátumot és a pontos időpontot, hogy mikor történt a takarítás. Emellett dokumentálni kell az elvégzett takarítási feladatokat is, legyen az porszívózás, felmosás, portalanítás vagy akár speciális tevékenységek elvégzése (pl. ablaktisztítás). Fel kell jegyezni a takarításhoz használt szerek, vegyszerek nevét és mennyiségét. Az is hasznos információ lehet, hogy mely takarítószemélyzet tagjai végezték a munkát.
A dokumentációban érdemes rögzíteni minden felmerült problémát, hiányosságot, ellátandó feladatot vagy speciális utasítást egy adott területre vonatkozóan. Nagyobb szennyeződés esetén intenzívebb rendrakásra lehet szükség. Emellett praktikus a folyamat gyakoriságának, ütemezésének adminisztrálása is.
Rendszeres ellenőrzésekre, felülvizsgálatokra is sort kell keríteni a megfelelő adatrögzítés érdekében. Így biztosítható, hogy minden releváns információ pontosan feljegyzésre kerül.
A megfelelő dokumentálás előnyei
A precíz takarítási adminisztráció számos előnnyel jár mind a szolgáltató, mind az ügyfél oldaláról. Az átláthatóság és visszakereshetőség révén könnyen ellenőrizhető a munka minősége, illetve könnyebben felismerhetők a problémás területek. Ez megkönnyíti a minőség-ellenőrzést.
Természetesen az adminisztráció elengedhetetlen a jogi követelmények betartásában is, legyen szó élelmiszerbiztonsági, higiéniai vagy egyéb előírásokról. Az esetleges hatósági ellenőrzések alkalmával könnyedén igazolható a megfelelés.
Emellett az ügyfelek, látogatók, munkavállalók elégedettsége is növelhető egy makulátlan, jól adminisztrált takarítási rendszer révén. A tiszta, rendezett környezet sokkal vonzóbb, higiénikusabb és professzionálisabb benyomást kelt.
Az adatok feltüntetése segít nyomon követni az esetleges károkat, szennyeződéseket, rongálásokat is, így könnyebben kideríthető és orvosolható egy adott probléma forrása.
A takarítás nyomon követése többféle módon megvalósítható annak függvényében, milyen a feladat jellege, mérete. Manapság egyre népszerűbbek a digitális megoldások, takarítási alkalmazások és szoftverek, melyek kényelmesen kezelhető online felületet biztosítanak. Azonban a legtöbb helyen egy, vagy több villámzáras mappa rejti a takarítási dokumentációt helyiségenként.
